Werkwijze en werkplek in verandering 2-4

26 november 2020 // Blogs

In het eerste artikel van dit vierluik nam ik jullie mee in de backbone van de methodiek die ik samen met Pieter ontwikkelde om organisaties in tijden van verandering te helpen met het bereiken van twee doelen:

  1. Inzicht verkrijgen in de uitdagingen en kansen die er nu en op langere termijn liggen voor organisaties die de manier van werken aan willen of moeten passen. Hierbij kijken we integraal naar bedrijfsvoering, strategie, het binden en boeien van medewerkers, de intrinsieke motivatie van medewerkers, sociale cohesie en de veranderkundige aspecten van de verandering.
  2. Het duurzaam implementeren van de verandering. We begeleiden de verandering door faciliterende en motiverende interventies te  ontwikkelen en deze op het juiste moment in te zetten. Hierbij schenken we specifiek aandacht aan het eigenaarschap binnen de organisatie en de borging van de verandering binnen de staande organisatiestructuur.

Deze methodiek stelt organisaties in staat om op een gestructureerde en logische wijze aan de slag te gaan met de verandering. De stappen die we hierbij zetten erkennen de veelkleurigheid van een verandering in de manier van werken, zonder deze overmatig complex of taai te maken.

Door de huidige verschuiving van werken op kantoor naar ‘thuiswerken tenzij’ zien wij drie belangrijke gebieden waarbinnen verandering optreedt: werkplek & werkwijze, sociale cohesie en persoonlijk werkgeluk.

In dit artikel neem ik jullie mee in factoren en mechanismen die spelen binnen het gebied werkplek & werkwijze. Waarschijnlijk voor velen van ons momenteel het meest herkenbare gebied waarin verschuivingen plaatsvinden. Bovendien het gebied waar je direct na het activeren van de ‘thuiswerken tenzij’ maatregel effecten kon registeren.

 

No more Bricks, Bytes en Behaviour.

Ik moet eerlijk bekennen dat ik deze opdeling zelf ook heb gebruikt, voornamelijk om te duiden dat een verandering in de manier van werken meer raakt dan enkel de huisvesting en ICT. Als je integraal kijkt naar een verandering in manier van werken, krijg je ook te maken met componenten als autonomie, leiderschap, gedrag en competenties

Mijn ‘probleem’ met deze BBB opdeling was altijd dat het impliceert dat alle gebieden even groot en belangrijk zijn. Dat zou je kunnen stellen, maar waar Bricks en Bytes nogal rechtlijnig zijn en zich meer richten op tastbare zaken, is Behaviour bijna een beweegbaar doel en gaat het over de mensen.

In mijn jaren als organisatie- en huisvestingsadviseur ben ik bar weinig mensen tegengekomen die mij goed konden vertellen waar Behaviour allemaal voor stond. Laat staan dat ik een goede aanpak tegen ben gekomen die niet enkel ondersteunend was aan een verandering voortkomend uit Bricks of Bytes. De toelichting die ik vaak kreeg was dat de medewerkers vooral gedrag moesten gaan vertonen dat paste bij de nieuwe werkomgeving (Bricks) en nieuwe ICT tools (Bytes). 

Zo bekeken is er wat mij betreft geen sprake van gelijkwaardigheid. Er is zelfs sprake van de verwachting dat Behaviour - en alles wat daar onder mag hangen - zich voegt en volgt. Geen wonder dat veel van de projecten met deze insteek te maken hebben met een organisatie die niet optimaal gebruik maakt van de geboden middelen en faciliteiten vanuit Bricks en Bytes.

Sinds maart 2020 zien we dit vaak uitvergroot. Veel organisaties hadden al lang alle mogelijkheden om meer thuis te werken of activiteit gerelateerd te werken, maar een zeer klein percentage deed dit ook daadwerkelijk. Rara hoe komt dit?

Als je de elementen onder de drie B’s in kaart brengt en echt integraal kijkt, zie je dat de balans sterk doorslaat naar Behaviour. Dat is ook hetgeen ons onderzoek opleverde bij het ontwikkelen van deze methodiek. Een nieuwe manier van werken, in wat voor vorm dan ook, raakt voor circa 80% aan onderwerpen die onder Behaviour vallen en die juist de Bricks en Bytes beïnvloeden. Niet andersom!

Ik wil jullie daarom uitnodigen om Bricks, Bytes en Behaviour los te laten en samen met ons te werken met een model waarbij faciliteiten, vaardigheden en motivatie met elkaar in balans zijn. Een methode waarin we rekenschap houden met de organisatiedoelen, het bestaansrecht en zaken als sociale cohesie en het individu.  

De factoren van werkplek en werkwijze

In de methodiek werken we met factoren en mechanismen, zoals toegelicht in het eerste artikel van dit vierluik. De factoren zijn van invloed op een positieve of negatieve beleving bij de medewerker. De mechanismen kun je zien als knoppen waaraan je kunt draaien (zonder daarmee te willen impliceren dat alles maakbaar is). Deze ‘knoppen’ geven weer in welke mate iemand gefaciliteerd en gemotiveerd is, en de juiste vaardigheden bezit voor de manier van werken binnen jouw organisatie. Organisatiedoelen (het bestaansrecht) zijn daarmee zeer belangrijk om vanuit het oogpunt van de medewerkers te laden; wat is nodig om de medewerker optimaal (en dat woord heeft een brede betekenis) bij te laten dragen aan het behalen van de organisatiedoelen.

De factoren binnen werkplek & werkwijze zijn:Op dit moment worden veel inzichten opgedaan in organisaties, onder andere door onderzoeken gericht op medewerkerstevredenheid, thuiswerken en de toekomstige manier van werken. De resultaten van deze onderzoeken tonen de werking van de mechanismen aan. Sommige ontwikkelingen en veranderingen zorgen voor een positieve beïnvloeding van de beleving van de medewerkers, andere negatief.

Onderstaand een voorbeeld:

Binnen het thema werkplek en werkwijze is ICT faciliteiten (hard en soft) een factor die van invloed is op het creëren van de randvoorwaarden om optimaal bij te kunnen dragen aan het behalen van de organisatiedoelen. Daaronder liggen diverse mechanismen, zoals het mechanisme dat in kaart brengt in welke mate de juiste ICT faciliteiten aanwezig zijn binnen de organisatie om op de gewenste manier te kunnen werken. Laten we hier als gewenste manier het thuiswerken aanhouden. In maart 2020 hadden medewerkers van organisaties die deze ICT faciliteiten goed op orde hadden een overwegend positieve beleving bij deze gewenste manier van werken. Binnen organisaties waar de juiste ICT faciliteiten nog niet aanwezig waren, ontstond sneller een negatieve beleving. Dus door de juiste ICT faciliteiten te faciliteren binnen de organisatie beïnvloed je het mechanisme en daarmee de beleving van de medewerkers. Dat zou je dus een faciliterende interventie kunnen noemen. Een ander mechanisme speelt in op de vaardigheden van de medewerkers aangaande de ICT faciliteiten. Waar de één heel vaardig en bekend is met de ICT faciliteiten en de digitale manier van werken, kan het voor de ander onbekend zijn (tekort aan vaardigheden) en mogelijk daardoor onbemind worden (tekort aan motivatie).

Hier start dus de integrale werking van het model, waarin het zoals gezegd niet enkel om faciliteiten draait, maar ook om vaardigheden en motivatie. Faciliteiten, vaardigheden en motivatie moeten met elkaar in lijn zijn. Als dit uit balans is wordt het potentiële effect van elk afzonderlijk niet bereikt.

De inzichten die organisaties krijgen vanuit medewerkerstevredenheidsonderzoeken vertellen veel over hoe het met de medewerkers gaat. Het menselijk kapitaal is belangrijker dan ooit. Waar we voor moeten waken is dat we op basis van die uitkomsten direct overgaan tot actie. Jumping to solutions. Of laat ik het anders zeggen. De actiestand is zeker goed en belangrijk om te behouden, een brand blus je immers ook eerst met een grote hoos water, maar daarna is structureren, analyseren en stapsgewijs handelen net zo belangrijk om te verbeteren en risico’s op herhaling te verkleinen. Bovendien is dit noodzakelijk als je als organisatie een duurzame implementatie van de verandering nastreeft.

Wil jij met jouw organisatie gestructureerd acteren op basis van de inzichten uit jouw thuiswerk-onderzoek? En wil jij meer weten over de mechanismen waar jouw medewerkers ook mee te maken hebben? Plan een vrijblijvende brainstormsessie in via info@simoneleenders.nl om te verkennen of deze methodiek voor jouw organisatie kan werken.

Ook interessant

10 december 2020 // Blogs

De impact van corona op sociale cohesie 3-4

De corona maatregelen laten ons op afstand van elkaar werken en dat heeft impact op de sociale cohesie. Het is tijd voor actie om sociale erosie te voorkomen.

4 november 2020 // Blogs

De route naar het nieuwe normaal 1-4

Verandering is complex. Maar ook weer niet zo complex dat je als organisatie niet stapsgewijs voortgang kan blijven boeken op thema's zoals sociale cohesie, mentaal welzijn en vitaliteit.

14 oktober 2020 // Blogs

Sociale cohesie is essentieel voor werkgeluk

Werkgeluk gaat over "ik & wij". En dat wij stuk is heel goed te matchen met de componenten van sociale cohesie. En ik ben niet de enige die daar zo over denkt, lees hier verder.